Zarządzenie Prezesa i Dyrektora Sądu z dnia 28 maja 2020 r

Zarządzenie nr A.003 – 7/20 Prezesa Sądu Rejonowego w Nisku i Dyrektora Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie ustalenia procedur mających na celu ochronę zdrowia i życia pracowników Sądu oraz stron postępowań sądowych i interesantów przebywających na terenie budynku Sądu w związku z rozpowszechnianiem się na terenie kraju wirusa SARS-Co V-2 wywołującego chorobę COVID-19

Na podstawie art. 22 § 1 pkt 1 lit. a i art. 31 a § 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r., poz. 365), w związku z art. 207 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 - Kodeksu pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.), a także
w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV- 2 - celem ochrony życia i zdrowia sędziów, asystentów sędziego, referendarzy sądowych, kuratorów, urzędników sądowych
i innych pracowników sądu (zwanych dalej pracownikami) oraz wszystkich osób wchodzących do budynku – zarządzamy, co następuje:

§1

Zasady dotyczące bezpieczeństwa interesantów.

Godziny urzędowania Sądu nie podlegają zmianom. Interesanci przyjmowani są od poniedziałku do piątku w niezmienionym czasie pracy.
Tuż przy wejściu do budynku Sądu przy placu Wolności 15 instaluje się „skrzynkę podawczą”, do której osoby zainteresowane mogą złożyć korespondencję bez konieczności wchodzenia do budynku, czy jej wysyłania.
W Sądzie Rejonowym w Nisku mogą przebywać tylko osoby zdrowe, bez objawów chorobowych sugerujących chorobę zakaźną. Nie mogą przebywać w budynku i uczestniczyć
w rozprawach/posiedzeniach osoby, które przebywają z osobą odbywająca kwarantannę lub izolację w warunkach domowych, albo sami są objęci kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych.
Wstęp do budynku Sądu mają wyłącznie osoby wezwane do udziału w posiedzeniu/rozprawie, bądź też wykazujące inną niezbędną potrzebę załatwienia sprawy w Sądzie. Poruszanie się po budynku sądowym dopuszczalne jest jedynie w strefach bezpośrednio związanych z czynnościami,
z powodu których wynikło stawiennictwo.
Po zakończeniu udziału w rozprawie/posiedzeniu lub załatwieniu sprawy interesanci winni niezwłocznie opuścić budynek Sądu.
Osoby wezwane/zawiadomione będą wpuszczane do budynku Sądu – nie wcześniej niż na 15 minut przed godziną rozpoczęcia rozprawy/posiedzenia.
Udział w wokandach sądowych w charakterze innym niż oskarżyciel, strony postępowania
i pełnomocnicy możliwy jest wyłącznie po uprzednim pisemnym zgłoszeniu w Biurze Obsługi Interesanta zamiaru udziału w rozprawie/posiedzeniu (z tygodniowym wyprzedzeniem)
i otrzymaniu zgody przewodniczącego posiedzenia.
Wejście na teren budynku jest możliwe tylko w maseczce ochronnej oraz rękawiczkach ochronnych (lub po dokonaniu dezynfekcji rąk) oraz po pomiarze temperatury ciała. Pomiar termometrem zdalnym przeprowadza po wejściu do budynku służba ochrony. Do budynku nie będą wpuszczane osoby, które nie zdezynfekowały rąk oraz odmówiły poddania się pomiarowi temperatury ciała oraz te, u których wynik pomiaru daje odczyt 37,5 ºC i powyżej. Jeśli z jakiegoś powodu osłona na nos i usta musi zostać zdjęta należy przestrzegać bezwzględnie 2 metrowego odstępu od innych osób.
Procedura postępowania z interesantem lub inną osobą nie będącą pracownikiem Sądu
w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem:

9.1. Jeżeli ktoś z interesantów lub innych osób nie będących pracownikami Sądu przejawia niepokojące objawy choroby zakaźnej – należy taką osobę odizolować w specjalnie przygotowanym do tego pomieszczeniu – (parter, sala konferencyjna);

9.2. W przypadku, kiedy stan zdrowia osoby nie wymaga pomocy pogotowia ratunkowego, osoba taka powinna udać się do domu transportem własnym, unikając transportu zbiorowego, następnie skorzystać z teleporady medycznej, o czym powinna zostać poinstruowana przez pracownika Sądu;

9.3. W sytuacji pogarszania się stanu zdrowia osoby podczas pobytu w Sądzie – należy wezwać pogotowie ratunkowe, celem przewiezienia do szpitala zakaźnego, o całej sytuacji należy powiadomić Kierownika Samodzielnej Sekcji Administracyjnej, a ten właściwą stację sanitarno – epidemiologiczną.

9.4 Obszar, w którym przemieszczała się osoba przejawiająca objawy choroby zakaźnej należy poddać dezynfekcji.

9.5. Kierownik komórki organizacyjnej, w toku pracy której doszło do stwierdzenia podejrzenia zakażenia – ustala listę osób przebywających w tym samym czasie w tych częściach obiektu,
w którym przebywała osoba podejrzana o chorobę zakaźną i przekazuje ją Kierownikowi Samodzielnej Sekcji Administracyjnej celem przekazania właściwej stacji sanitarno – epidemiologicznej.

Skargi administracyjne do Prezesa Sądu składane są wyłącznie drogą elektroniczną lub na piśmie. Nie przyjmuje się osobiście interesantów w sprawach dotyczących skarg administracyjnych – do odwołania.

§2

Komunikacja w Sądzie.

1. W celu ochrony pracowników zakazujemy bezpośrednich kontaktów pomiędzy pracownikami wszystkich komórek organizacyjnych w sądzie - chyba, że kontakty te są w danej sytuacji niezbędne.
W razie bezpośredniego kontaktu należy bezwzględnie zachować pomiędzy osobami odstęp minimum 2 m.
Rekomendujemy ograniczenie gromadzenia się w pomieszczeniach, jeżeli nie wymagają tego szczególne okoliczności związane ze świadczeniem pracy.
Pomiędzy komórkami organizacyjnymi w pierwszej kolejności należy stosować kontakt telefoniczny, mailowy lub poprzez komunikator wewnętrzny. Jeżeli niezbędny jest kontakt osobisty pomiędzy pracownikami, należy bezwzględnie zachować pomiędzy osobami odstęp minimum 2 m.

§3

Zasady dotyczące funkcjonowania Biura Podawczego, Biura Obsługi Interesantów, Czytelni Akt, Kasy Sądu i przyjęć interesantów.

Nie przeprowadza się bezpośredniej obsługi interesantów w sekretariatach wydziałów. Czynności te realizowane są przez Biuro Obsługi Interesantów. Biuro Obsługi Interesantów jest czynne dla interesantów w niezmienionych godzinach z zastrzeżeniem, że pomiędzy obsługą kolejnych interesantów należy zdezynfekować blat biurka oraz krzesło interesanta.
W strefie obsługi interesanta na parterze budynku w jednym czasie może przebywać maksymalnie 4 osoby (1 osoba przy stanowiskach obsługi BOI, 1 osoba przy kasie,
1 osoba przy okienku Biura Podawczego oraz 1 osoba oczekujące na obsługę. W Biurze Podawczym Ksiąg Wieczystych oraz w pomieszczeniu Kierownika Sekretariatu
i pomieszczeniu Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych – interesanci przyjmowani są pojedynczo. Na korytarzu przed Wydziałem Ksiąg Wieczystych może przebywać jedna osoba oczekująca na obsługę. Kontrola właściwej liczby osób znajdujących się jednocześnie na parterze budynku należy do pracowników ochrony.
Zaleca się, aby w godzinach od 13.00-15.00 Biuro Obsługi Interesanta w pierwszej kolejności wydawało osobom zainteresowanym odpisy z akt sądowych.
Czytelnia akt jest czynna w niezmienionych godzinach z zastrzeżeniem, że pomiędzy obsługą kolejnych interesantów należy zdezynfekować blat biurka, krzesło interesanta oraz przewietrzyć pomieszczenie. Wprowadza się ograniczenie liczby interesantów mogących jednorazowo przebywać w czytelni do 2 interesantów. Zaleca się, aby w czasie przebywania interesantów w czytelni – pracownik posiadał maseczkę ochronną. Akta podlegają udostępnieniu po wcześniejszym zamówieniu telefonicznym nie później jednak niż na 3 dni przed terminem rozprawy lub posiedzenia z uwagi na konieczność poddania akt kwarantannie, przy czym z uwagi na ograniczoną liczbę interesantów mogących korzystać z czytelni w tym samym czasie – zastrzega się możliwość ograniczeń czasowych w korzystaniu z akt przez jednego interesanta.
Osoby korzystające z czytelni akt zobowiązane są do zapoznawania się z aktami
w rękawiczkach, które powinni mieć ze sobą.
Zastrzega się, że w przypadku, gdy osoba zamawiająca akta do czytelni – nie przybędzie punktualnie na umówioną godzinę w celu przejrzenia akt lub przybędzie na inną godziną, niż umówiona – musi liczyć się z brakiem możliwości przejrzenia akt w danym dniu – z uwagi na ograniczenia liczby osób korzystających z czytelni w jednym czasie.
Rekomendujemy i przypominamy interesantom o możliwości korzystania z druków
i formularzy dostępnych na stronie internetowej Sądu, które można wydrukować i wypełnić przed wizytą w Sądzie.

Wprowadza się możliwość składania pism osobiście do „Skrzynki podawczej” – bez możliwości potwierdzenia złożenia. Skrzynkę należy zainstalować w sposób uniemożliwiający jej przeniesienie przez osoby nieuprawnione. Skrzynkę opróżniają z korespondencji pracownicy Biura Podawczego jeden raz dziennie tuż przed zakończeniem dnia pracy.
Wszelka korespondencja zostaje poddana 24-godzinnej kwarantannie za wyjątkiem pism pilnych.

§4

Praca kuratorów.

Czynności służbowe kuratorów sądowych powinny być realizowane w miarę możliwości za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (w tym telefonu, poczty elektronicznej, faksu, komunikatorów internetowych).
Czynności, które związane są z obsługą interesantów, realizuje się w wyodrębnionych i odpowiednio przystosowanych pomieszczeniach (sala konferencyjna), po wcześniejszym umówieniu telefonicznym dnia i godziny spotkania z kuratorem zawodowym.

§5

Bezpieczeństwo i higiena pracy w budynku Sądu.

Utrzymujemy w dalszym ciągu obowiązek pomiaru temperatury ciała wszystkich osób wchodzących do budynku.
W miarę możliwości pracownicy Sądu powinni przebywać po 1 osobie w pokoju. W przypadku braku takiej możliwości zaleca się zachowanie maksymalnych odstępów pomiędzy pracownikami. Należy wówczas zastosować środki ochrony osobistej.
Obowiązuje zakaz używania urządzeń klimatyzujących w całym budynku Sądu.
Pracownicy mający przy wykonywaniu swoich obowiązków kontakt z interesantami, stronami
i pełnomocnikami muszą stosować środki ochrony osobistej – przyłbice lub maseczki ochronne (w Biurze Obsługi Interesanta oraz Biura Podawczego zaleca się również używanie rękawiczek ochronnych);
Wszyscy pracownicy Sądu mają obowiązek:
a) zachować bezpieczną odległość od interesantów oraz współpracowników zarówno na stanowisku pracy, jak poza stanowiskiem pracy;
b) regularnie, często i dokładnie myć ręce wodą i mydłem zgodnie z instrukcją umieszczoną przy umywalce oraz dezynfekować dłonie środkiem dezynfekującym;
c) unikać dotykania dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust i nosa;
d) używać jedynie swoich przyborów i narzędzi pracy;
e) dołożyć wszelkich starań, aby jego stanowisko pracy było zawsze czyste, higieniczne, zarówno przed, w trakcie, jak i po skończeniu pracy.
Procedura postępowania z pracownikiem, w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem:

6.1 Pracownicy mają obowiązek niezwłocznego (także poza godzinami urzędowania Sądu) informowania swojego bezpośredniego przełożonego, telefonicznie lub e-mailem (nie bezpośrednio) o tym, że:

a) ma objawy choroby COVID-19; gorączkę, kaszel, duszności, a także objawy przeziębienia;
b) miał styczność z osobą zarażoną albo objętą kwarantanną albo z osobą, która miała bezpośredni kontakt z osobą zarażoną lub objętą kwarantanną.

6.2 Kierownik Komórki organizacyjnej poleca w takiej sytuacji, by pracownik nie stawiał się do pracy w budynku Sądu i niezwłocznie przekazuje informację Kierownikowi Samodzielnej Sekcji Administracyjnej, ten z kolei powiadamia Dyrektora Sądu.

6.3 Jeżeli u pracownika objawy chorobowe COVID-l 9 pojawią się w czasie pracy w budynku Sądu, pracownik telefonicznie informuje przełożonego: o swoich objawach choroby oraz o tym, z kim
w Sądzie miał bezpośredni kontakt w ciągu ostatnich 14 dni (o bezpośrednim kontakcie mówimy wtedy, gdy osoba: przebywa (pracuje) z pracownikiem razem w pokoju, była razem z pracownikiem na rozprawie lub posiedzeniu, rozmawiała twarzą w twarz albo w bezpośredniej bliskości co najmniej 15 minut, mieszka z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym i jest pracownikiem Sądu).

6.4. Przełożony pracownika zapewnia, by inni pracownicy opuścili pomieszczenie, w którym przebywa pracownik z podejrzeniem choroby zakaźnej, następnie pracownik zabiera ze sobą rzeczy osobiste z pokoju i kieruje się do wyjścia z budynku Sądu w maseczce i rękawiczkach - zostawiając otwarty pokój. Następnie przełożony zapewnia, by nikt nie wchodził do pokoju pracownika, a po jego opuszczeniu - zleca dezynfekcję pokoju. Za przeprowadzenie dezynfekcji odpowiada osoba wyznaczona przez Dyrektora Sądu w odrębnym piśmie.

6.5. Dyrektor Sądu zawiadamia właściwe służby sanitarno-epidemiczne.

§6

Ogólna organizacja pracy w pomieszczeniach przeznaczonych do odbywania posiedzeń jawnych i rozpraw.

W tej samej sali rozpraw, w miarę możliwości, w jednym dniu przeprowadza się tylko jedną sesję.
Na korytarzach przed salami rozpraw mają prawo przebywać osoby wezwane/zawiadomione. Na korytarzach należy bezwzględnie przestrzegać zasad związanych z bezpieczeństwem sanitarno-epidemicznym i zachować właściwe odstępy. Należy zajmować miejsca siedzące w sposób zapewniający zachowanie bezpiecznych odstępów.
Na salę rozpraw mogą wejść wyłącznie osoby z osłoną na usta i nos (maseczka jednorazowa lub wielokrotnego użytku, przyłbica w przypadku osób, które ze względów zdrowotnych nie mogą zakrywać ust i nosa maseczką). Osłonę twarzy można zdjąć jeżeli tak zarządzi prowadzący rozprawę (szczególnie w celu potwierdzenia tożsamości).
Osoby uczestniczące w posiedzeniu/rozprawie nie powinny przynosić zbędnych rzeczy.
W sytuacji, gdy rozmiary sali nie pozwalają na zachowanie właściwego odstępu między uczestnikami posiedzenia – należy rozmieścić ich na miejscach dla publiczności lub w innym sposób pozwalający na ostęp co najmniej 1,5 metra pomiędzy uczestnikami.
Świadków i biegłych należy wzywać w taki sposób, aby nie następowała kumulacja osób wezwanych i oczekujących.
Wzywając uczestników na rozprawę/posiedzenie jawne należy w wyraźny sposób pouczyć o obowiązujących na terenie budynku Sądu ograniczeniach:

- obowiązku zakrycia nosa i ust,

- zdezynfekowania rąk po wejściu do budynku,

- poddania się pomiarowi temperatury ciała,

- zachowania odstępu od innych osób na korytarzach oraz sali rozpraw;

- obowiązku przybycia do Sądu nie wcześniej niż na 15 minut przed wyznaczoną godziną rozpoczęcia rozprawy lub posiedzenia;

Ułożenie spraw na wokandzie musi przewidywać co najmniej 10 – minutowe przerwy na wietrzenie sali. Wprowadza się obowiązek wietrzenia sal rozpraw po zakończeniu każdego posiedzenia jawnego przez okres nie krótszy niż 10 minut. W przypadku posiedzeń wielogodzinnych wietrzenie sali rozpraw należy przeprowadzać po upływie każdej godziny.
Wprowadza się obowiązek dezynfekcji środkiem dezynfekującym – stołów, ław i pulpitów,
z których korzystały osoby podczas posiedzenia, a także klamek i uchwytów – po każdym posiedzeniu. Osobę odpowiedzialną za dezynfekcję wyznaczy Dyrektor Sądu odrębnym pismem.
W trakcie rozprawy/posiedzenia jawnego Przewodniczący składu może dołączyć do akt,
z zachowaniem niezbędnych środków ostrożności, korespondencję złożoną w trakcie rozprawy/posiedzenia, jeżeli uzna to za konieczne dla zabezpieczenia prawidłowego toku postępowania.
W przypadku istnienia technicznych i prawnych możliwości rekomenduje się przeprowadzanie czynności procesowych w trybie wideokonferencji, przy czym prosimy o informowanie informatyka tut. Sądu o terminie takiej formy rozprawy/posiedzenia z wyprzedzeniem 2 dni.
Zobowiązujemy kierowników sekretariatów i kuratorów zawodowych do przedkładania do Samodzielnej Sekcji Administracyjnej w dniu poprzedzającym posiedzenie - wykazu osób wezwanych lub zawiadomionych na następny dzień (wykaz może być zastąpiony wokandą) – celem przekazania tej informacji pracownikom ochrony.

7. Ogólne zasady przydziału środków ochrony osobistej.

Pracownika wykonującego czynności służbowe poza budynkiem Sądu wyposaża się w środki ochrony osobistej.
Za zapewnienie i dostępność środków ochrony osobistej odpowiada Dyrektor Sądu. Środki ochrony wydają pracownicy Samodzielnej Sekcji Administracyjnej za pokwitowaniem.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2020r.
Uchyla się zarządzenia nr A.001-3/20 z dnia 13 marca 2020r. Prezesa Sądu Rejonowego w Nisku.
Uchyla się zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego w Nisku i Dyrektora Sądu Okręgowego w Tarnobrzegu z dnia 16 marca 2020 r. A.003 – 3/20 i z dnia 19 marca 2020 r. A.003-5/20.
Osoba odpowiedzialna za dezynfekcję sal rozpraw, Biura Obsługi Interesanta, stanowisk związanych z obsługą interesanta oraz toalet zostanie wskazana przez Dyrektora Sądu odrębnym pismem.
Informacja odnośnie zasad bezpieczeństwa interesantów w Sądzie Rejonowym w Nisku powinna być umieszona na drzwiach wejściowych budynku oraz zamieszona na stronie internetowej Sądu.